Case · Esbjerg Kommune

Begge parter vidste, at opkaldet ville komme

Esbjerg Kommune bad om hjælp til at tilpasse et kursus om sygefravær. Vi foreslog at lade være.

Opgaven, der kom ind

En anden kommune havde udviklet et kursus til ledere om sygefravær. Det varede halvanden time og var fint lavet. Opgaven lød enkelt: oversæt det til en Esbjerg-udgave.

Vi sagde nej. Ikke fordi kurset var dårligt, men fordi vi ikke troede, medarbejderne ville få gavn af halvanden time om et emne, hvor problemet ikke er, hvad folk ved.

Vi blev hurtigt i tvivl, om det var dér, man fik mest adfærd for indsatsen. Sygefravær er ikke et regelsæt, man skal kunne udenad. Det er følsomt, fuldt af dilemmaer, og det, der skal flytte sig, er adfærd hos både ledere og medarbejdere.

Kommunen arbejdede allerede med en sygefraværsmodel — 1-5-14 — hvor lederen tager kontakt på bestemte sygedage. Modellen var der. Den blev bare ikke fulgt.

Hvad der faktisk stod i vejen

Sammen med udviklingskonsulenter fra kommunen samlede vi ledere, tillidsvalgte og arbejdsmiljø-eksperter til en workshop. Ikke for at undervise dem — for at finde ud af, hvad barriererne var.

Det, der kom frem, var ikke et vidensproblem. Lederne vidste godt, hvornår de skulle ringe. Det var ubehageligt at gøre det, og medarbejderne kunne opleve opkaldet som kontrol. Begge parter var utrygge ved opkaldet — og ingen af dem havde en klar fornemmelse af, hvad samtalen skulle udrette.

Hvad der blev gjort

1. Reglerne blev skrevet enklereSamme indhold, lettere at forklare og forstå.
2. Beskeden gik nu til beggeDet automatiske advis om at indkalde til omsorgssamtale gik før kun til lederen. Nu fik medarbejderen det også.
3. Tre korte film — til både ledere og medarbejdereExplainere lavet i Vyond, ca. ni minutter i alt: reglerne, hyppigt fravær, langvarigt fravær. De skabte klare forventninger — for eksempel om kontakten på første sygedag — og aflivede bekymringer som frygten for at miste jobbet. Og de sagde, hvad samtalen er til for: at holde fast i medarbejderen, mens det stadig kan nås. Det er til gavn for den enkelte, og det beskytter arbejdspladsen. Uden den begrundelse er et opkald på første sygedag bare kontrol.

De to første punkter udførte kommunen selv efter workshoppen. Filmene lavede vi derudover, fordi der stadig manglede en tydelig forklaring til begge parter.

Det er dér, greb tre adskiller sig fra de to andre. En besked oplyser én modtager ad gangen. En film, som begge parter ved er til dem begge, gør noget andet: den gør forventningen til fælles viden. Venter medarbejderen opkaldet, bliver det mærkeligt ikke at ringe — og har lederen hørt begrundelsen forklaret for medarbejderen, er opkaldet ikke længere kontrol. Så bliver det sværere for begge parter at lade være, og begge bliver tryggere ved det.

Animation blev valgt, fordi følsomme situationer kan vises realistisk uden at blive dramatiske — det sker let med rigtige skuespillere.

Hvad der kom ud af det

De tre film var langt billigere at producere, end det ville have været at udvikle kurset — og havde efter vores og kommunens vurdering større effekt. Sygefraværet i kommunen falder.

Og skal vi gætte på, hvad der gjorde forskellen: de første tredive sekunder af den første film. Ikke filmen — åbningen. Det er dér, det bliver sagt, at opkaldet kommer, at det kommer til alle, og at det ikke er en reaktion på noget bestemt.

Resten forklarer regler, og reglerne var ikke problemet. De tredive sekunder fjerner utrygheden — og først derefter er der nogen, der kan bruge resten til noget. Det er også rækkefølgen i de fire felter: tryghed afgøres først, og er den under pres, kommer man ikke videre til de andre.

Det er et kvalificeret gæt fra dem, der lavede det — ikke en måling. Filmene kom samlet, så de er aldrig målt hver for sig, og slet ikke sekund for sekund.

Hvorfor det er det generelle mønster

Når en pligt ikke bliver udført, er reaktionen ofte at undervise mere. Det virker, hvis problemet er evne og viden. Her var det tryghed og mening — og de felter flytter sig ikke af et kursus, uanset hvor godt det er lavet.

Den billigste rettelse i hele forløbet var at sende en besked, der allerede blev sendt, til én modtager mere.