Artikel · HR & adfærd
Hvorfor lederen ikke ringer — og medarbejderen bliver bange
Sygefraværssamtalen fejler sjældent, fordi nogen mangler viden. Den fejler, fordi begge parter er utrygge — og fordi ingen af dem kan se meningen med opkaldet.
HR & adfærd · sygefravær · ca. 4 min
Reglerne for sygefravær er ikke svære. De står skrevet ned, de er blevet gennemgået, og de
fleste ledere kan finde dem, hvis de leder. Alligevel bliver omsorgssamtalen holdt for sent,
eller slet ikke.
Den almindelige reaktion er at undervise mere. Et kursus, en genopfriskning, en
huskeseddel. Det virker sjældent — og grunden er, at problemet aldrig var, at nogen ikke
vidste det.
Hvad der faktisk står i vejen
Modstand mod at gøre noget kommer fra fire forskellige steder, og de kræver hver sin
indsats. To handler om værdi — er det trygt, og er det værd at gøre. To handler om
kapacitet — kan jeg, og hvad koster det. Sygefraværssamtalen rammer de to første, hos
begge parter:
- Lederen er utryg. At ringe til en sygemeldt medarbejder føles som at trænge sig
på. Man ved ikke, hvad man møder — en person, der er ked af det, en diagnose, man ikke
skal kende, en samtale, der kan gå galt. Det er ikke besvær. Det er ubehag.
- Medarbejderen er utryg. Et opkald fra chefen, mens man er syg, læses som kontrol.
Bliver jeg mistænkt? Er der noget på vej? Skal jeg forsvare mig?
- Og ingen af dem kan se meningen. Lederen ved ikke, hvad samtalen skal udrette ud
over at være pligt. Medarbejderen ved det heller ikke.
Det er ikke et kan-problem. Det er et tør-og-vil-problem — og et kursus
arbejder på det forkerte felt.
Når to parter er utrygge ved den samme handling, og ingen af dem kan se, hvad den er til
for, sker den ikke. Uanset hvor tydeligt reglen er formuleret.
Grebet: en fælles forventning
Det, der flytter noget, er at gøre samtalen forventet af begge, før den finder sted.
Når medarbejderen på forhånd ved, at opkaldet kommer — at det kommer til alle, at det ikke
er en reaktion på noget bestemt — så er det ikke længere kontrol. Og når lederen ved, at
medarbejderen ved det, forsvinder det meste af ubehaget ved at ringe.
Det kræver, at meningen er sagt højt. Ikke «det står i personalepolitikken», men hvad
samtalen er til for: at finde ud af, om der er noget, arbejdspladsen kan gøre, mens man
stadig kan nå det.
Sådan blev det gjort i Esbjerg Kommune
Tre indgreb, hvoraf to ikke var undervisning:
- Reglerne blev forenklet, så de var lettere at forklare.
- Det automatiske advis gik til begge. Før fik kun lederen besked. Nu fik
medarbejderen det også.
- Kurset blev droppet til fordel for tre korte film på ca. ni minutter i alt — til både ledere og
medarbejdere. Det var dér, forventningen blev fælles: begge parter så det samme og
vidste, at den anden også havde set det.
Tre film på ca. ni minutter i alt, i stedet for det halvandet times kursus, opgaven startede med. Billigere at udvikle — og efter kommunens og vores vurdering med
større effekt.
Korttidsfraværet faldt med 0,5 sygekalenderdag pr. medarbejder og har
holdt sig der i mange måneder — i en organisation med over 10.000 ansatte er det ca.
3.600 arbejdsdage om året. De tre greb blev sat i drift samtidig, så tallet hører til
pakken og ikke til ét af dem. Hele casen →
Det generelle mønster
Når en pligt ikke bliver udført, er det værd at spørge, hvilket af de fire felter der er
ramt, før man bestiller undervisning. Er det evne, hjælper undervisning. Er det
indsats, hjælper det at gøre skridtet mindre. Men er det tryghed eller
mening — og det er det ofte, når opgaven involverer en samtale mellem to mennesker —
så skal der noget andet til.
Ofte er det billigere end et kursus. En påmindelse, der går til begge parter, koster
næsten ingenting.
Og når der skal siges noget, er det som regel kortere, end man tror. Vurderingen
fra Esbjerg-forløbet er, at det virksomme lå i de første tredive sekunder af den
første film — dér hvor det bliver sagt, at opkaldet kommer, at det kommer til alle, og at
det ikke er en reaktion på noget bestemt. Resten forklarede regler, og reglerne var ikke
problemet.
Metoden bag er beskrevet på forskningssiden; selve arbejdet
ligger under adfærdsdesign.